Uma ferramenta, software ou aplicativo colaborativo tem com principal finalidade o compartilhamento de arquivos de trabalho entre duas pessoas que desenvolvem uma tarefa em comum e que, portanto, precisam da colaboração para melhorar o rendimento ou aumentar a produtividade.
Normalmente, esse tipo de programa oferece uma série de soluções, como o acompanhamento do fluxograma e do orçamento de uma organização (Agendas e Planilhas), a criação de formulários, comunicados internos (Hangouts), compartilhamento do aprendizado, edição simultânea de textos (Google Docs), dentre muitas outras.
É claro que as empresas possuem necessidades peculiares e, por conta disso, precisam de sistemas colaborativos próprios, diferentes dos usados habitualmente pelo consumidor final.
É por conta disso que existem empresas como a Qi Network, que desenvolvem soluções especiais em Google Apps para o ambiente corporativo, oferecendo serviços que fazem um acompanhamento completo: realizam desde a migração de dados para um Gmail corporativo até o oferecimento de um suporte técnico. Assim, as empresas se sentem mais seguras ao adotar seus sistemas de colaboração.
Os benefícios das ferramentas colaborativas
Ao utilizar um sistema colaborativo de qualidade, o gestor perceberá uma série de benefícios que afetam não só a produtividade e os custos da empresa, como a própria cultura e o comportamento dos colaboradores. Isso porque, ao simplificar os mecanismos de colaboração e comunicação, o gestor proporciona um ambiente mais estimulante para o trabalho em equipe e a interação entre os colaboradores. A seguir, destacamos as 7 vantagens de ouro que podem ser percebidas!
Redução de custos
A primeira grande vantagem de adotar um sistema colaborativo é a redução de custos. Isso porque, ao contar com os aplicativos apropriados, é possível diminuir as despesas geradas com a manutenção de equipamentos ligados à comunicação, com o licenciamento de softwares ou a aquisição de hardwares para este fim, com a segurança da informação (algo que tem saído caro para as grandes empresas) e até mesmo uma redução nos gastos com energia elétrica.
Facilidade de uso
Outro grande benefício obtido ao se adotar as ferramentas colaborativas é o fato de que elas podem ser facilmente manipuladas por qualquer um e, por isso, são bastante democráticas e estimulantes. Quando falamos das ferramentas colaborativas elaboradas pelo Google, essa facilidade é ainda maior, afinal, a empresa é reconhecida por desenvolver serviços intuitivos.
Além disso, caso enfrente qualquer problema de adaptação, é possível contar com treinamentos especiais, destinados exclusivamente para pessoas com pouca experiência nesse tipo de programa.
Reforço da cultura do trabalho em equipe
Quando conta com um sistema colaborativo, a empresa está criando uma estrutura que certamente vai gerar impactos positivos na cultura organizacional, principalmente nos aspectos ligados ao trabalho em equipe e à integração entre colaboradores.
Um dos motivos para isso é o fato de que as ferramentas atualmente disponíveis, como vimos, são bastante fáceis de se usar. Assim, os colaboradores não se sentem desestimulados a utilizá-las e desenvolvem melhor o trabalho em equipe. Além disso, como podem ser utilizadas de qualquer lugar e a qualquer hora, é possível promover a integração de diversas equipes, estejam elas em campo ou na própria empresa.
Acompanhamento em tempo real
Como vimos, são muitas as finalidades das ferramentas colaborativas: podemos utilizá-las para a comunicação em vídeo ou, simplesmente, para compartilharmos uma agenda coletiva, com as tarefas de cada um dos colaboradores. A grande vantagem, no entanto, é que todas essas atividades podem ser realizadas, editadas e monitoradas em tempo real, por qualquer um dos envolvidos. Isso melhora a qualidade da tomada de decisões, uma vez que elas serão realizadas de maneira tempestiva, além de dinamizar todo o processo produtivo.
Versatilidade e mobilidade
Essas são duas características importantes das ferramentas colaborativas, principalmente aquelas desenvolvidas com base no Google Apps. Assim, não importa o dispositivo que o colaborador esteja usando (tablet, smartphone, notebook ou PC), ele terá acesso a todas as informações necessárias para desenvolver a suas atividades e poderá participar de cada decisão do grupo. Caso precise acessar algum arquivo e editá-lo em tempo real enquanto conversa com o cliente, por exemplo, ele terá total liberdade para fazer isso até mesmo no celular.
Segurança em sentido amplo
A segurança das informações e dos dados é algo cada vez mais importante para as empresas e, por conta disso, muitas delas investem pesado nisso. No entanto, sistemas colaborativos oferecidos pelo Google, por exemplo, oferecem segurança por 24 horas, permitindo também o controle do acesso aos arquivos de acordo com as necessidades do gestor.
Além disso, por conta do Google garantir funcionamento contínuo dos seus serviços, é quase impossível perder dados ou informações relevantes, que podem gerar impactos para o seu negócio. Com isso, além de garantir uma segurança em todos os aspectos possíveis, o gestor ainda economiza bastante com esse tipo de proteção.
Aumento da produtividade
Melhoria do trabalho em equipe, versatilidade e mobilidade, acompanhamento em tempo real, compartilhamento de documentos e arquivos. Como vimos, são uma série de benefícios oferecidos pelas ferramentas colaborativas e não é preciso explicar que todos eles convergem para uma melhoria substancial na produtividade de uma empresa, certo?
Com o acesso às informações e os documentos democratizados e facilitados, a organização tem tudo o que precisa para impulsionar a sua produtividade e garantir que seus processos internos sejam otimizados, principalmente àqueles ligados à comunicação e à integração de equipes.
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